Hasta hace algunos años, cada vez que se tenía que realizar un trámite en la Administración Pública, no existía otra opción que la de acudir de forma presencial a cualquiera de las oficinas de la Seguridad Social (no la obtención del número de la SS), Ayuntamiento, Dirección General de Catastro, Agencia Tributaria, SEPE, etc. En la actualidad, es posible llevar a cabo todos estos trámites de forma telemática gracias a la firma electrónica.
En este post, te diremos de qué se trata, para qué sirve y cómo puedes conseguir la tuya. Además, podrás comprobar que, muy al contrario de lo que suele creerse, utilizar esta firma no es para nada complicado. Una vez que empieces a usarla tus gestiones con la Administración serán más rápidas y prácticas.
Firma electrónica: ¿Qué es y cuál su función?
La firma electrónica aparece tipificada por primera vez en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, que la define como el conjunto de datos electrónicos, consignados junto a otros o asociados a estos, para ser utilizados como medio de identificación del firmante. Por ende, no se trata de una firma en el sentido estricto de la palabra, sino de una serie de datos que sirven para identificar y autentificar a los ciudadanos que realicen trámites electrónicos en la Administración.
Así pues, la gestión resultará completamente fiable. Como verás más adelante, la base de dicha firma es el certificado electrónico y el DNI electrónico, debido a que estos contienen distintas claves criptográficas, que son esenciales para poder hacer la firma. Su objetivo es acreditar la identidad de su poseedor y es emitido por un Proveedor de Servicio de Certificación.
En este sentido, podemos resumir las funciones básicas de esta firma de la siguiente manera:
- Identificar al firmante de manera inequívoca: Al hacer uso de la firma electrónica no habrá lugar a dudas de que la persona u entidad que envía el documento es quien dice ser, por lo que no existe el riesgo de suplantación de la identidad y el fraude.
- Asegurar la veracidad y legalidad del documento firmado: La firma electrónica también permite asegurar que el documento en cuestión sea el original y que no ha sido manipulado con el fin de engañar a la Administración.
- Asegurar la responsabilidad del firmante con respecto a la información contenida en el documento: Dado a que este tipo de firma es única e intransferible, como poseedor no podrás decir posteriormente, que no has firmado el documento en cuestión.
Tipos de firmas electrónicas
De acuerdo con la ya referida Ley, es posible distinguir tres tipos de firmas:
- Firma electrónica general: Se trata de una serie de datos electrónicos que acompañan o se relacionan a un documento digital.
- Firma electrónica avanzada: Permite identificar al firmante y detectar cualquier alteración de los datos firmados vinculados a este de manera única, por lo que solo la persona que firma tiene control del documento.
- Firma electrónica reconocida: Se basa en un certificado electrónico reconocido y es generada a través de un dispositivo seguro para la creación de firmas. Esta tendrá el mismo valor legal que la firma manuscrita.
¿Qué trámites podrás realizar con la firma electrónica?
Debes saber que la firma utilizada para realizar trámites legales es la denominada firma reconocida, pues como hemos dicho antes esta cuenta con la misma validez que la manuscrita por estar verificada ante una autoridad competente. Así pues, estos son los trámites que podrás realizar por internet con tu firma electrónica:
- Declaración del IRPF de forma telemática.
- Requerimientos y solicitudes en los registros electrónicos administrativos.
- Solicitud de tu vida o resumen laboral.
- Consultas de multas de circulación.
- Trámites vinculados al padrón municipal.
- Presentación de recursos y reclamaciones.
- Trámites de ayudas y subvenciones.
- Firma de formularios y/o solicitudes oficiales.
- Firma de facturas y de correos electrónicos.
- Todo tipo de trámite que requiera efectuarse ante la Administración Central, Autónoma o local.
¿Cómo funciona?
El funcionamiento de la firma electrónica es muy simple y te lo explicaremos paso a paso:
- Lo primero que debes saber es que este proceso está basado en dos tipos de claves: una pública y otra privada.
- Cada parte (emisor y receptor) tiene su par de claves, una se utiliza para descifrar y la otra para cifrar los mensajes.
- Tanto el emisor como el receptor debe mantener en secreto una de las claves (la clave privada) y pone a disposición del otro la clave pública.
- Para firmar el documento o mensaje, el emisor deberá obtener un resumen por medio de la función denominada “Hash”. Dicho resumen, consiste en una operación que se realiza sobre un conjunto de datos, por lo que el resultado obtenido es otro conjunto de datos de tamaño fijo (independientemente del tamaño original) y que tiene como característica principal la de estar asociado unívocamente al mensaje o documento original, es decir, es imposible encontrar dos mensajes distintos que generen el mismo resumen al aplicar la función “Hash”.
- El emisor cifra su resumen gracias a la clave privada, esta operación es la que se conoce como firma electrónica y es añadida al mensaje o documento original.
- El receptor al recibir el documento o mensaje, deberá descifrar la firma con la clave pública del emisor; una vez descifrada la firma, este obtiene el resumen calculado por el emisor. Si ambos resúmenes coinciden, entonces se puede decir que la firma es válida, ya que cumple con los criterios de autenticidad, integridad y de no repudio que mencionamos con anterioridad. Pues, el emisor no podrá negar que envió el mensaje o documento que lleva su firma.
Ventajas de la firma electrónica
- Mayor seguridad. Como ya te hemos mencionado, los documentos que estén firmados de forma electrónica no pueden ser manipulados ni alterados. Los sistemas de protección digitales son eficaces y confiables.
- Reducción de costes y disminución del impacto ambiental. Al sustituir el papel por documentos digitales, se puede evidenciar un ahorro significativo de costes y, más, si este método es implementado en las empresas, pues muchas veces estas utilizan una gran cantidad de papel innecesario. De igual forma, minimizar el uso de documentos físicos contribuye a la disminución del impacto ambiental.
- Mayor productividad. Gracias a esta firma ahorras tiempo, debido a que los flujos de operaciones que implican la gestión de los documentos se automatizan y simplifican el proceso.
¿Cómo solicitar la firma electrónica?
Ahora que ya conoces las ventajas de la firma electrónica y cómo puede ayudarte tanto en tu vida laboral como personal, te explicaremos de forma detallada cómo conseguirla si eres persona física.
No obstante, conviene recordar que para que tu firma pueda calificarse como “reconocida” y tenga validez legal, deberás contar con un certificado electrónico válido, es decir, que sea emitido por la Autoridad de Certificación o en su lugar un DNI electrónico. En España, el certificado que suele expedirse es el de persona física o Jurídica y se tramita por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), aunque también es posible gestionarlo por otros medios.
Solicitud desde el ordenador
- Accede a la página web de la FNMT, haz clic en el apartado de persona física y en obtener certificado de software . Antes de realizar la solicitud es de suma importancia que tengas en cuenta las especificaciones que necesitas para hacerlo. Para ello, deberás leer el apartado de “consideraciones previas y configuración del navegador”.
- Tras documentarte, estarás listo para solicitar tu firma electrónica. Ahora bien, rellena tus datos personales en el formulario correspondiente y haz clic “enviar la petición”. Después de enviada, te llegará a tu correo electrónico un código que necesitarás tener a mano para comprobar tu identidad ante la Administración.
- Comprueba tu identidad ante un organismo público, la acreditación se lleva a cabo mediante la presentación de tu DNI, carné de conducir o pasaporte, también es indispensable que consignes el código que recibiste por correo electrónico. Podrás acudir a cualquiera de las oficinas de registro que están distribuidas en todo el territorio nacional.
- Después de acreditar tu identidad, descarga el certificado. Para ello, es obligatorio utilizar el mismo ordenador, el mismo navegador y el mismo usuario con el que realizaste la solicitud. Ahora inserta los siguientes datos: número de identificación utilizado en la solicitud, primer apellido y el código de la solicitud.
Solicitud desde el móvil
La FNMT también te brinda la posibilidad de conseguir tu certificado electrónico o firma electrónica mediante tu dispositivo móvil (Android). A continuación, te contamos cómo solicitar tu firma con esta modalidad:
- Descarga en Google Play la aplicación obtener certificado FNMT.
- Luego de instalar la app ábrela y haz clic en “solicitar” e introduce tu documento de identidad y haz clic en “enviar”.
- Te llegará un código de solicitud que presentarás ante las oficinas de registro.
- Tras haber acreditado tu identidad de forma presencial, abre de nuevo la aplicación y selecciona “solicitudes pendientes”.
- Podrás observar tu solicitud, ahora elije “descargar”. Se abrirá una ventana en la cual se te preguntará si deseas realizar una copia de seguridad, selecciona “sí”.
- Tendrás que crear y confirmar una contraseña y pulsar “continuar”.
- En la siguiente ventana, introduce la contraseña que creaste y haz clic en “aceptar”.
- Por último, se te mostrará el nombre de tu certificado o firma electrónica. Selecciona “aceptar” y listo ya podrás utilizar tu documento digital.
Te recomendamos que realices una copia de seguridad en otro dispositivo de almacenamiento externo (el archivo está protegido por una contraseña), de esta forma si, le ocurriera algo al dispositivo principal, no necesitarás repetir los trámites de acreditación.
Después de realizado todo el proceso, tendrás a tu disposición el certificado. Sin embargo, deberás tener en cuenta que los certificados electrónicos o firmas electrónicas caducan, por lo que es importante que verifiques la fecha de vencimiento para que puedas continuar utilizándolo sin inconvenientes.
Renovación y revocación del certificado
Cada proveedor estipula un plazo antes de que el certificado se venza con la finalidad de evitar que debas gestionar una nueva identificación. Si lo gestionaste por la FNMT, este tiene una validez de 3 años y podrás renovarlo 2 meses antes de su fecha de caducidad.
En cambio, los certificados que estén incluidos en la tarjeta del DNIe, tienen una validez de 2 años y 6 meses (aunque la tarjeta del DNIe puede tener validez durante 10 años dependiendo la edad del portador).
Ahora bien, si tu certificado se vence, tienes que realizar todo el procedimiento de solicitud que te explicamos más arriba. Por ello, es posible renovarlo antes de que caduque.
Puedes verificar si tu certificado ha caducado a través del servicio VALIDe del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas o entrando directamente en tu navegador, en el menú de opciones o herramientas.
En otro orden de ideas, vale la pena resaltar que también es posible revocar tu certificado como medida de seguridad. Las razones son diversas y entre ellas podemos mencionar las siguientes:
- Solicitud voluntaria de tu parte.
- Daño o pérdida en el soporte del certificado.
- Fallecimiento del firmante o del representado; incapacidad total o parcial de alguna de las partes.
- Cese de la representación o extinción de la entidad representada.
- Inexactitudes en los datos presentados para la obtención del certificado.
- En el supuesto de que se detecte que las claves del firmante o de la Autoridad de Certificación han sido comprometidas.
Después de revocado, no podrás reactivar tu certificado. Por lo tanto, tendrás que repetir el proceso completo de solicitud.
Para revocar un certificado expedido por la FNMT tienes tres opciones disponibles:
- De forma telemática. Siempre y cuando seas el titular o el representante (en el caso de entidades) y estés en posesión del mismo.
- En las Oficinas de Acreditación. En el supuesto de robo, extravío o pérdida deberás dirigirte a cualquiera de las oficinas de acreditación para que comprueben tu identidad y firmes la solicitud de revocación.
- Por vía telefónica. Esta opción deberá utilizarse únicamente en cuyo caso no sea posible acudir a una de las oficinas o no pueda llevarse a cabo el trámite por Internet. Telf. 902 200 616.
Si tu certificado está incorporado en el DNIe y quieres revocarlo, deberás presentarte a algunas de las Oficinas de Expedición del DNIe. Dicha medida es inmediata una vez que la solicitud resulte admitida.
En resumen, como habrás podido notar, conseguir tu firma electrónica es muy fácil y son numerosos los beneficios que puedes obtener con ella. Además, gracias a la evolución de la tecnología que, cada día nos conduce hacia un mundo interconectado, son más los organismos y empresas que deciden optar por el uso de esta firma. Por ello, nuestra invitación es que no te quedes atrás y te animes a solicitar la tuya.